A tecnologia de eventos está no centro da tendência de eventos virtuais. De feiras on-line a webinars e conferências e apresentações ao vivo, a tecnologia torna tudo isso possível. Mas quais são as ferramentas tecnológicas essenciais de que você precisa para planejar um evento virtual, gerar inscrições e engajamento e executar o evento com perfeição? Aqui, examinamos as 10 principais ferramentas de tecnologia de eventos virtuais de que você precisa para hospedar eventos que entusiasmam, entretêm e educam. Quer mais dicas para eventos trabalhistas? Entre em contato com https://blog.zoeweb.com.br/
10 ferramentas de tecnologia de eventos virtuais indispensáveis
1. Site do evento virtual
Como eventos presenciais, eventos virtuais se beneficiam de um site de eventos dedicado. Essas páginas fornecem um ponto de partida para seus eventos virtuais, criando um senso de realidade para eventos no mundo digital. Qualquer evento digital atrai convidados que acompanham de perto as mídias sociais, outros que monitoram sua caixa de entrada de e-mail e ainda outros que não verificam esses canais. Um site de eventos mantém todos na mesma página.
Aqui estão os elementos essenciais de um site de evento virtual:
- Quando e onde. Qual a data e horário de início do evento? Onde as pessoas estão se encontrando online? (ou seja, qual é a plataforma on-line central para o evento?)
- O que está acontecendo e por que as pessoas deveriam comparecer. Descreva claramente o que as pessoas obterão do evento virtual se se inscreverem. Conhecimento? Oportunidades de networking? Entretenimento? Este é o argumento de venda do seu evento que impulsiona os registros domésticos.
- Marca clara. Deve ser instantaneamente aparente quem está no comando de um evento. Em alguns casos (pense no Festival de Sundance ou na CES), o evento em si é a marca principal. Mas para muitos eventos, a marca principal será a empresa ou organização que hospeda o programa virtual.
- Título do evento. Dê ao seu evento um título simples que esclareça o tópico ou objetivo do evento. Escolha a hashtag coincidente para o evento ao mesmo tempo.
- Chamada à ação e registro. Torne mais fácil para possíveis convidados se tornarem participantes registrados. Seu CTA deve se destacar e incentivar cliques.
- Imagens atraentes que refletem o evento. Inclua fotos que reflitam o objetivo do evento. Interações felizes em tempo real nas telas? Aprender e estudar? Use imagens que mostrem o que as pessoas podem esperar.
- Respostas a eventos anteriores. Se este for um evento virtual recorrente, adicione citações de participantes satisfeitos. Você pedirá essas respostas em pesquisas pós-evento, mas também as encontrará nas mídias sociais.
2. Tecnologia de registro de eventos
O registro de eventos é a ponte entre o marketing de eventos e seu evento virtual – deve ser contínuo, seguro, intuitivo e compatível com dispositivos móveis. Você pode usar uma plataforma de design e registro de site de evento flexível que combina design e processo de registro. Ou você pode adicionar um link de registro a um site existente. Seja qual for a forma que você escolher, o processo de registro e pagamento deve ser descomplicado e seguro. Normalmente, o registro consiste em pelo menos cinco páginas:
- Informações do participante
- Itens de inscrição (nível de acesso, ingressos VIP)
- Inscrição na sessão
- Resumo do que os participantes deram entrada e escolheram
- página de pagamento
Você também pode fazer perguntas aos inscritos, como como eles descobriram o evento ou o que eles gostam sobre as ofertas específicas da sessão de breakout. As respostas podem ajudá-lo a melhorar seu futuro planejamento de eventos virtuais e estratégias de marketing.
3. Aplicativos de eventos
A maioria das pessoas acessa informações de eventos, pelo menos em parte, de seus dispositivos móveis. Criar um aplicativo de evento móvel que acompanha seu site pode ajudar a tornar seu evento mais agradável e interativo. Assim como seu site, seu aplicativo de eventos deve refletir a marca dos eventos e fornecer um resumo claro de seus benefícios. Como você estará ocupado planejando as ofertas para o evento virtual, desde a atração de patrocinadores até o fechamento de negócios de palestrantes importantes, também deve ser fácil criá-lo.
Para eventos virtuais, os aplicativos são mais valiosos como ferramentas de envolvimento dos participantes. Os aplicativos podem promover:
- networking profissional
- Construção de conhecimento por meio de conteúdo original do assunto do evento
- Interesse sustentado por meio de gamificação e perguntas e respostas ao vivo
- Compreensão por meio de pesquisas com participantes antes, durante e depois do evento
Um aplicativo de evento também pode aumentar a receita do evento por meio de patrocinadores em destaque e anúncios para patrocinadores no aplicativo. Caso se interesse mais sobre outras dicas para transmissão ao vivo, acesse https://blog.zoeweb.com.br/
4. Software de transmissão ao vivo
A maioria dos eventos on-line será total ou parcialmente transmitida ao vivo. Para fazer isso, você precisa reunir os participantes em um aplicativo de transmissão ao vivo para ver as palestras, seminários de treinamento, lançamentos de produtos e apresentações que você planejou. Existem muitas opções de tecnologia para eventos de transmissão ao vivo, incluindo:
- YouTube ao vivo
- Facebook ao vivo
- Periscópio
- Transmissão ao vivo
- Brightcove
- Contração muscular
5. Equipamento de vídeo digital
Quer seu evento virtual seja totalmente transmitido ao vivo ou uma mistura de vídeo ao vivo e gravado, você precisa de equipamento de vídeo digital para capturar o foco do evento. Isso pode ser a gravação de um painel de discussão em um estúdio, uma apresentação remota em um palco ou uma palestra na sala de estar dos palestrantes. Esteja você contratando videomakers de eventos ou usando o mínimo de tecnologia possível, aqui estão as ferramentas necessárias para capturar os momentos:
- Câmera de vídeo digital (uma câmera digital profissional ou um smartphone)
- tripés
- equipamento de iluminação
6. Plataformas de webinar
Algumas plataformas de streaming de vídeo são mais adequadas para eventos virtuais interativos, como reuniões de negócios, sessões de treinamento e pequenos eventos de networking. Em vez de assistir a uma transmissão, essas plataformas permitem que os participantes de eventos virtuais interajam entre si. Principais opções de software para este tipo de evento online interativo:
Essas plataformas permitem que o host compartilhe telas dinamicamente e mantenha conversas com os participantes.
Além disso, GoToWebinar, Webex e Zoom, entre outros, integram-se às ferramentas Cvent para criar, gerenciar e executar Torne virtual rápido e fácil webinários de treinamento. Com essas ferramentas, você pode garantir que seus participantes se registrem em seu evento, escolham as sessões certas, obtenham a comunicação certa sobre agendas, horários, créditos e muito mais.
Essa tecnologia também ajuda você a ficar por dentro de tudo. seu envolvimento com o treinamento virtual e forneça uma visão completa do histórico das atividades do evento de seus participantes. Além disso, você pode relatar tudo isso para outros sistemas importantes, o que é especialmente útil se sua organização precisar de horas de treinamento para credenciamento ou certificação.
7. WiFi confiável
Cada ponto de origem para vídeo e transmissão ao vivo deve ter WiFi poderoso para garantir que chegue ao seu público. Verifique e verifique novamente se o Wi-Fi é forte no centro de comando do evento, seja um estúdio ou um escritório corporativo. E se o orador principal estiver transmitindo sua palestra de casa, seu WiFi também deve ser forte.
8. Software de planejamento de eventos
Embora as partes móveis sejam um pouco diferentes, o planejamento de eventos virtuais é tão complicado quanto o planejamento de eventos presenciais. Você precisa de um software de planejamento de eventos para garantir que todo o trabalho seja feito antes, durante e depois do evento. Você não precisa de F&B para uma multidão, mas pode precisar de um pouco de serviço de bufê para a equipe do evento virtual quando todos estiverem juntos no local (alto-falantes, cinegrafistas, áudio). Você também precisa de uma equipe para configurar planos de fundo para palestrantes e ferramentas para líderes de seminário, seja um quadro branco ou uma tela digital.
Conforme mencionado acima, você precisa gastar mais tempo configurando e testando a tecnologia do evento para garantir que funciona perfeitamente. Use seu software de planejamento de eventos para agendar essas audições com palestrantes (se estiver gravando em casa) ou fornecedores (se estiver gravando em um estúdio ou no palco).
Outras maneiras de usar seu software de planejamento para organizar seu evento virtual:
- Rastreie as RFPs que você envia aos fornecedores
- Rastreie as respostas de RFP em um só lugar
- Gerenciar contratos de fornecedores e locais
- Diagramar um layout de evento para uma mesa redonda virtual
Por fim, durante todo o processo de planejamento do evento, você precisa se comunicar com sua equipe, os principais tomadores de decisão, palestrantes, fornecedores e patrocinadores. O software de planejamento de eventos ajuda você a priorizar tarefas em sua equipe, seja enviando e-mails para fornecedores ou ligando para palestrantes com dificuldades com a tecnologia.
9. Tecnologia de realidade virtual
Nos últimos anos, eventos experimentais e de marketing ganharam popularidade. A realidade virtual é uma excelente maneira de adicionar uma experiência compartilhada aos eventos online. Via VR, você pode levar os participantes em passeios de equipe em museus, explorar uma feira virtual ou mostrar uma demonstração completa do produto.
A filmagem em VR requer uma câmera VR e um tripé, juntamente com um computador e ferramentas de edição VR necessárias Crie a apresentação final. Você também precisa garantir que todos os participantes do evento tenham um headset VR que possam usar. Uma boa opção é enviar a todos os assinantes um fone de ouvido de realidade virtual acessível, como o Google Cardboard, para usar com seus smartphones.
10. Software de marketing de eventos
Seu evento virtual precisa de uma estratégia promocional para que as pessoas se registrem e compareçam no horário agendado. O software de marketing de eventos ajuda você a moldar sua estratégia de publicidade e planejar seus e-mails de marketing, promoções de eventos pagos e postagens de mídia social. Além de agendar e-mails, postagens e anúncios, o software de marketing de eventos ajuda você a:
- Envie lembretes para convidados que não se registraram
- Envie lembretes para registrados ocupados que podem perder a data
- Rastreie as taxas de abertura de e-mails
- Execute testes A/B para postagens sociais, anúncios e e-mails de eventos
- Acompanhe o engajamento social
